Microsoft Office for the Web™ Integration in Cloud PLM
Wie die Integration das Dokumentenmanagement in Cloud PLM erleichtert
Wegweisende Technologien und digitale Innovationen prägen die aktuelle Wirtschaft. Die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen ist dabei ein essenzieller Erfolgsfaktor. Product Lifecycle Management (PLM) unterstützt dabei und verhilft so zu mehr Effizienz. An der Stelle kommt die Integration von Microsoft Office for the Web™ im Cloud PLM als zukunftsweisende Entwicklung ins Spiel. Die Verknüpfung von PLM-System und Microsoft Office verspricht nicht nur eine optimierte Arbeitsweise, sondern auch einen reibungslosen Workflow, der die Kollaboration und Produktivität auf ein komplett neues Level hebt.
André Guldi, Product Manager Cloud bei CONTACT Software, erklärt in diesem Interview unter anderem die Unterschiede zwischen dem Dokumentenmanagement mit MS Office und im Cloud PLM sowie die Vorteile der Integration von Office for the Web™.
André, wie unterscheidet sich das Dokumentenmanagement in MS Office und in Cloud PLM?
AG: MS Office hat sich als Standard für das Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen etabliert, weil es einfach zu bedienen ist und zahlreiche Möglichkeiten beim Editieren bietet. Allerdings erfolgt die Ablage meistens auf Dateiebene, was zu einer unstrukturierten Datenlandschaft führen kann. Oft fehlt eine richtige Versionskontrolle und das sorgt schnell für Verwirrung und Unsicherheit über die Aktualität von Dokumenten. In Unternehmen sind nicht selten viele Kopien desselben Dokuments im Umlauf. Das erschwert die Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit.
In Cloud PLM ist das anders, das Dokumentenmanagement bietet hier eine umfassende Lösung. Es etabliert eine „Single Source of Truth“ für jegliche Art von Dokumenten. Das bedeutet, dass es einen einzigen, verlässlichen Speicherort für Dokumente gibt. Die Verwaltung von Metadaten und Dateianhängen ermöglicht eine strukturierte Organisation und schnelle Identifikation von Dokumenten. Zusätzlich erhöhen umfangreiche Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffsschutz die Kontrolle über Dokumente. Die Suche läuft nicht nur über Dateinamen, sondern auch über Metadaten und mittels Volltextsuche sogar über den Inhalt der Dateien. Das erleichtert die Auffindbarkeit und spart wertvolle Zeit. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Cloud PLM-Dokumentenmanagements ist die audit-sichere Ablage. Für Nutzer*innen ist auf den ersten Blick klar, welches Dokument momentan gültig ist und dadurch lassen sich Verwechslungen oder falsche Nutzung vermeiden.
Was ist Microsoft Office for the Web™?
AG: Microsoft Office for the Web™ (ehemals Office Web-Apps) ist eine webbasierte Anwendung, die das Arbeiten mit Office-Dateien erleichtert. Damit können Word-, Excel-, OneNote- und PowerPoint-Dokumente direkt im Webbrowser geöffnet werden. Das genutzte Gerät benötigt dafür nur einen unterstützten Browser, eine aktive Internetverbindung und die Nutzer*innen eine Suitelizenz. So können sie die volle Funktionalität der webbasierten Office-Anwendungen nutzen. Mit dieser Lizenz erhalten sie nicht nur die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, sondern auch sie zu bearbeiten und mit anderen zu teilen – und das alles bequem über den Webbrowser, ohne die Office Suite auf ihrem Rechner zu installieren.
Kannst du die Vorteile der Office for the Web™ Integration in Cloud PLM nennen?
AG: Microsoft Office for the Web™ ist nahtlos in die Cloud PLM-Web-Oberfläche integriert. Dadurch können Office-Dokumente direkt angelegt, angesehen und bearbeitet werden, ohne sie extra speichern zu müssen. Das passiert im Cloud PLM-Dateispeicher, auch bekannt als Blobstore. Diese Funktion erlaubt es mehreren Personen gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, ohne dabei auf lokale Installationen von MS-Office angewiesen zu sein.
Ein besonderes Merkmal ist, dass nur eine einzige Datei existiert. Das vereinfacht die Verwaltung und sorgt für eine übersichtliche Struktur. Die Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit der zentralen und rechtssicheren Dokumentenverwaltung im PLM-System: die Vermeidung zusätzlicher Programme, das Wegfallen von Dateiübertragungen sowie die Möglichkeit des kollaborativen Editierens mit der Versionierungskette, Freigabeworkflow und Zugriffskontrolle. Das gewährleistet eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.
Was zeichnet die Verbindung von Office for the Web™ und CIM Database Cloud besonders aus?
AG: CONTACT Software ist der erste Softwareanbieter, der die Office for the Web™ Integration in einem Cloud PLM-System anbietet. Zum Bearbeiten eines Office Dokuments in CIM Database Cloud benötigen die Kund*innen eine Office for the Web™ Suitelizenz.
Fazit
Microsoft Office for the Web™ bietet Unternehmen eine effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement. Sie ermöglicht direktes Anlegen, Ansehen und simultanes Bearbeiten von Office-Dokumenten. Die Integration speichert Dateien direkt im Cloud PLM-Dateispeicher, fördert kollaboratives Arbeiten ohne lokale MS-Office-Installationen und gewährleistet eine übersichtliche Struktur durch eine einzige Datei. Diese Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit zentraler Dokumentenverwaltung im Cloud PLM-System, inklusive Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffskontrolle für eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.
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